Αξιότιµα µέλη των Διοκητικών Συµβουλίων, σε συνέχεια της επικοινωνίας µας και της Σύσκεψης Προέδρων της ΟΣΕΠΕ στην πόλη της Φρανκφούρτης που έγινε στις 10.03.2013, σας πληροφορούμε ότι εστάλη εκ μέρους της ΟΣΕΠΕ, στις 23.03.2013, ένα ενημερωτικό γράμμα για τα Οργανωτικά θέματα του Φεστιβάλ.
Το Διοικητικό Συµβούλιο συνεδρίασε στις 30 Μαρτίου 2013. Στη συνάντηση αυτή παρουσιάστηκε για άλλη μια φορά και συζητήθηκε το θέμα του φετινού αλλά και των μελλοντικών Φεστιβάλ Ποντιακών Χορών.
Σας ενηµερώνουµε, στη συνέχεια, για τα παρακάτω θέματα τα οποία δεν είναι μόνο οργανωτικά αλλά και αναγκαία για την ομαλή λειτουργία του 32ου Φεστιβάλ:
Το Διοικητικό Συµβούλιο, αφού έλαβε υπόψη πρώτα τη θετική στάση των Συλλόγων απέναντι στην Ο.Σ.Ε.Π.Ε., δεύτερο τις προϋποθέσεις που είναι απαραίτητες για την επιτυχία του Φεστιβάλ, -γνωστές ήδη από άλλες δραστηριότητές μας-, τρίτο ότι το καλό αποτέλεσμα θα κριθεί από τη συµµετοχή και την καλή συνεργασία µεταξύ όλων των συλλόγων με την Οµοσπονδίας µας, προτείνει και παρακαλεί:
Εισιτήρια για το 32ο Φεστιβάλ: Φέτος αντιστοιχούν 20 θέσεις σε κάθε Σύλλογο για την ονοµαζόµενη περιοχή της «πλατείας» στο Φεστιβάλ, παρακαλούµε κάθε σύλλογο να αποστείλει εντός των εποµένων 10 ηµερών, το αργότερο, το ποσό που αναλογεί στα 35 εισιτήρια (15,- ανά εισιτήριο) στο λογαριασµό της Οµοσπονδίας, προκειµένου να τακτοποιηθούν οικονοµικές εκκρεµότητες για τη διεξαγωγή του Φεστιβάλ. Στους Συλλόγους που θα πληρώσουν το ποσό (35 x 15,-), αλλά εκ των υστέρων δεν θα καλύψουν τον αριθµό αυτό, θα επιστραφούν ανάλογα και τα χρήµατα που θα έχουν πληρώσει.
Συνδροµή των Συλλόγων
Σας υπενθυµίζουµε ότι την πληρωμή της ετήσιας εισφοράς του Συλλόγου σας θα την καταβάλετε στον τραπεζικό λογαριασµό της Οµοσπονδίας που αναγράφεται στην επιστολή και παρακαλούμε, εφόσον αυτό είναι εφικτό, να γίνει άμεσα. Σε περίπτωση που έχετε ερωτήσεις σχετικά µε το ύψος της εισφοράς του Συλλόγου σας, παρακαλούµε να έρθετε σε επαφή µε την Ταµία της Οµοσπονδίας, κυρία Μοσκοφίδου.
Κουπόνια φαγητού, Μετάλλια
Σας παρακαλούμε επίσης να στείλετε το ποσό που αναλογεί στο Σύλλογο για τα κουπόνια του Φαγητού καθώς και των μεταλλίων.
Ενημέρωση δεξείωσης
Σας ενημερώνουμε περαιτέρω όπως κάθε χρόνο η καθιερωμένη δεξίωση μια ημέρα πριν του Φεστιβάλ θα λάβει χώρα, την Παρασκευή, στις 31.05.2013 και ώρα 19.30 μ.μ. Restaurant Poseidon, Glockenspitz 280,47809 Krefeld. Το κόστος ανέρχεται 35,00€ ανα άτομο για πλήρες μενού και ποτά. Για τον ταχύτερο προγραμματισμό και ορθότερη οργάνωση καλείσται να δηλώσετε έγκαιρα για τη δήλωση συμμετοή σας έως και τις 24.05.2013.
Ο κάθε Σύλλογος μέλος ο οποίος θα έχει τακτοποίησει προηγούμενος όπως καλείται τα οικονομικά ζητήματα που προκύπτουν από την 1) εξόφληση εισιτηρίων, 2) την τακτοποίηση ετήσιων εισφορών εκάστοτε έτους ανάλογα, 3) την κάλυψη των κουπονιών φαγητού καθώς και 4) την εξόφληση των προπαραγγελθέντων μεταλλίων χορευτών του κάθε μετέχοντος Συλλόγου, θα έχει τη δυνατότητα μέσω του αποδεικτικού καταβολής και δελτίου κινήσεως του λογαριασμού του της άμεσης απόδειξης και κατά συνέπεια την διευκόλυνση διεκπεραίωσης οικνομικής φύσεως διαδικασίας η οποια εφόσον προσπαθεί να τακτοποιηθεί κατά την άφιξη και είσοδο των Συλλόγων την ημεροχρονολογία του Φεστιβάλ θα δημιουργήσει σύγχυση στην οργανωτική διαδικασία αυτού.
Για τους ανωτέρους λόγους λοιπόν καλούνται άπαντες Σύλλογοι να συνεισφέρουν και να ανταποκριθούν στο βαθμό που είναι εφικτό με σκοπό την ομαλότερη διεξαγωγή των οργανωτικών διαδικασιών κατά την ημέρα εκείνη
Αναφερόμαστε στις αναλογίες των εκάστοτε εξοφληθέντων ποσών σύμφωνα με τα ως άνω αναφερόμενα οργανωτικά θέματα ως προς την επίτευξη της επιβαλλούσας και αναγκαίας ομαλής λειτουργίας του Φεστιβάλ
Κυρίες και κύριοι, φίλες και φίλοι, επιδίωξή μας είναι η επιτυχημένη διεξαγωγή των εκδηλώσεων και το κλειδί κάθε επιτυχίας, όπως όλοι γνωρίζουμε, είναι η άριστη συνεργασία και η τακτική ενηµέρωση. Ελπίζουµε στη συνέχιση της καλής συνεργασίας µας και είµαστε πάντοτε στη διάθεσή σας για τις παρατηρήσεις, τις προτάσεις και τις ερωτήσεις σας.
Με φιλία και εκτίμηση,
Ιωάννης Μπουρσανίδης
Πρόεδρος
Ηλίας T. Μαυρίδης
Γεν. Γραμματέας